Racesquare: De ervaring uitbreiden, niet de complexiteit

Hoe Gen25 Racesquare hielp om het klanttraject te integreren, de bedrijfsvoering te stroomlijnen en een digitaal platform op te zetten dat klaar is voor groei.

‍

Wat begon als één racecentrum in Utrecht is uitgegroeid tot een van de toonaangevende meeslepende motorsportervaringen van Nederland. Tegenwoordig exploiteert Racesquare zeven vestigingen, met meer dan 300 racesimulators en jaarlijks duizenden bezoekers. Van vrienden en gezinnen tot grote bedrijfsevenementen: Racesquare brengt de spanning van de Formule 1 naar een steeds groter publiek.

‍

Maar het opschalen van de ervaring betekende ook dat het bedrijf erachter moest worden opgeschaald. Met meer vestigingen, klanten en steeds complexere boekingen vormden de niet-geïntegreerde systemen en handmatige processen van Racesquare een belemmering voor de groei.

‍

Samen met Gen25 heeft Racesquare zijn digitale activiteiten getransformeerd door reserveringen, verkoop, klantgegevens, raceactiviteiten en financiën te bundelen in één geïntegreerd platform dat is opgebouwd rond Salesforce, AWS en GoMeddo.

‍

De uitdaging: de groei zorgde voor meer complexiteit

Racesquare had een succesvol bedrijf opgebouwd, maar het technologielandschap was steeds gefragmenteerder geworden. Ticketverkoop, klantgegevens, wedstrijdorganisatie, betalingen en administratie werden via verschillende systemen beheerd. Het bestaande ticketplatform was ontworpen voor eenvoudige reserveringen, terwijl Racesquare complexere ervaringen moest beheren waarbij meerdere activiteiten, deelnemers, locaties en middelen betrokken waren.

‍

Offertes voor bedrijven werden opgesteld in Excel, capaciteit moest apart worden gereserveerd en bij wijzigingen in groepsboekingen moesten vaak hele bestellingen worden geannuleerd en opnieuw worden aangemaakt. Product- en prijsinformatie was verspreid over verschillende systemen, wat rapportage en verdere automatisering bemoeilijkte. Naarmate Racesquare nieuwe locaties en activiteiten introduceerde, dreigde de administratieve werklast in hetzelfde tempo toe te nemen.

‍

De ambitie was duidelijk: het bedrijf laten groeien zonder dat de operationele complexiteit toeneemt.

‍

Coen van Gorkom, directeur bij Racesquare

"We groeiden snel, maar onze systemen hielden die groei niet bij. Elke nieuwe vestiging of elk nieuw product maakte de zaken achter de schermen steeds ingewikkelder. We hadden een platform nodig dat onze ambities kon ondersteunen zonder dat dit extra handmatig werk met zich meebracht."

‍

De oplossing: één naadloos klanttraject

De samenwerking ging van start toen Racesquare koos voor GoMeddo, de in de ‘ Salesforce ’ ontwikkelde oplossing voor reserveringen en planning, ter vervanging van het bestaande ticketingsysteem. Gen25 leverde aanvankelijk advies en verzorgde de implementatie, maar het project groeide al snel uit tot een breder ‘ transformatie ’. Het doel werd om het volledige klanttraject met elkaar te verbinden, van de eerste aanvraag en boeking tot de planning, betaling en de ervaring ter plaatse.

‍

Een snellere, flexibelere boekingservaring

Gen25 heeft nauw samengewerkt met Racesquare om een op maat gemaakte boekingsinterface te ontwikkelen, die is gekoppeld aan Salesforce en GoMeddo. Klanten kunnen nu zelfstandig complexere ervaringen boeken, waaronder bedrijfsuitjes voor groepen tot 30 personen. Ze kunnen activiteiten selecteren, programma’s samenstellen en ervoor kiezen om via factuur te betalen. Bevestigingen, programmadetails en betalingsherinneringen worden automatisch verzonden, waardoor er minder handmatige klantenservice nodig is.

‍

Verkoop, reserveringen en bedrijfsvoering met elkaar verbinden

Salesforce verbindt nu aanvragen, offertes, beschikbaarheid en reserveringen in één proces. Wanneer er een zakelijke aanvraag binnenkomt, kan het verkoopteam een offerte opstellen en voorlopig capaciteit reserveren. Zodra de klant bevestigt, wordt de reservering definitief.

‍

Groepsboekingen kunnen ook op deelnemersniveau worden aangepast. Als het aantal gasten verandert, hoeft Racesquare niet langer de hele bestelling te annuleren en opnieuw aan te maken. Gen25 heeft er ook toe bijgedragen dat de voorheen afzonderlijke Race Manager-applicatie is geïntegreerd in Salesforce. Racemarshals werken nu rechtstreeks met klantgegevens, namen van coureurs, startopstellingen en zitplaatsindelingen, waardoor het boekingsproces wordt gekoppeld aan de activiteiten op het evenemententerrein.

‍

Meer controle over producten en prijzen

Racesquare kan nu producten, arrangementen en prijzen centraal configureren in Salesforce. Verschillende vestigingen kunnen hun eigen producten en prijzen aanbieden, terwijl nieuwe arrangementen, activiteiten en aanbiedingen gemakkelijker kunnen worden geïntroduceerd. Deze flexibiliteit is met name van grote waarde voor een recreatiebedrijf waar ervaringen bestaan uit combinaties van mensen, activiteiten, faciliteiten en tijd.

‍

Het resultaat: minder administratie, meer ruimte om te groeien

De ' transformatie ' heeft de werkwijze van Racesquare veranderd.

• Minder handmatig werk. Verkoop, reserveringen, bevestigingen en facturering worden afgehandeld via beter geïntegreerde en geautomatiseerde processen.
• Meer zelfbediening voor klanten. Klanten kunnen complexe ervaringen online boeken in plaats van op het personeel te vertrouwen om hun bezoek te regelen.
• Meer flexibiliteit. Groepsgroottes, activiteiten, producten en prijzen kunnen gemakkelijker worden aangepast.
• Betere inzicht in de bedrijfsactiviteiten. Gecentraliseerde reserverings-, product- en prijsgegevens vormen een consistentere basis voor de rapportage.
• Een beter schaalbare bedrijfsvoering. Er kunnen nieuwe vestigingen worden geopend zonder dat de centrale administratieve teams in hetzelfde tempo hoeven te worden uitgebreid.

‍

Racesquare merkt nu al dat klanten steeds vaker de overstap maken van offline contacten naar online boekingen. Het nieuwe platform biedt het bedrijf bovendien meer vrijheid om nieuwe producten te introduceren en zijn activiteiten uit te breiden.

‍

Coen van Gorkom, directeur bij Racesquare

"Het grootste verschil is de flexibiliteit waarover we tegenwoordig beschikken. We kunnen nieuwe ervaringen introduceren, ons aanbod aanpassen en uitbreiden naar nieuwe locaties zonder dat we ons hele boekingsproces opnieuw hoeven uit te werken. Dat geeft ons veel meer vrijheid om te groeien."

‍

De volgende stap: van racen naar een breder vrijetijdsplatform

De ambities van Racesquare reiken verder dan racesimulators. Het bedrijf bereidt zich voor op een breder vrijetijdsaanbod waarin klanten racen kunnen combineren met activiteiten zoals bowlen, darten en andere vormen van entertainment. Het platform is zo ontworpen dat het deze combinaties ondersteunt, waardoor mogelijkheden ontstaan om Racesquare te koppelen aan Hollywood Entertainment, een aanverwant vrijetijdsbedrijf, en nieuwe mogelijkheden voor cross-selling te creëren.

Racesquare onderzoekt ook hoe het beter gebruik kan maken van zijn klant- en reserveringsgegevens. Toekomstige ontwikkelingen omvatten meer gepersonaliseerde marketing, campagnes op basis van beschikbare capaciteit en door AI ondersteunde klantenservice en planning. In plaats van elke nieuwe behoefte als een afzonderlijk technologieproject te behandelen, beschikt Racesquare nu over een basis waarop het verder kan bouwen.

‍

Technologie en implementatie door Gen25

Gen25 heeft Racesquare ondersteund bij verschillende projecten op het gebied van verbonden technologie. Dit omvatte onder meer de implementatie van GoMeddo als de eigen reserverings- en planningsmodule van Salesforce , het configureren Salesforce als centraal platform voor klantinformatie, producten, prijzen, offertes en bestellingen, en het opnieuw opbouwen van de op maat gemaakte Race Manager-functionaliteit binnen Salesforce. Gen25 ontwikkelde ook een op maat gemaakte, via API gekoppelde boekingsfrontend, ondersteund door AWS-cloudinfrastructuur, ter vervanging van de eerdere op Azure gebaseerde opzet. Het werk omvatte het automatiseren van reserverings- en klantcommunicatieprocessen, het koppelen van de facturering aan Exact en het ondersteunen van het gebruik van Salesforce Marketing Cloud voor transactionele communicatie en de verdere ontwikkeling van het klanttraject. Samen hebben deze projecten een gefragmenteerd applicatielandschap vervangen door een geïntegreerd platform dat is ontworpen om toekomstige groei te ondersteunen.

‍