Groei en Efficiency ontsluiten met Salesforce Field Service voor reparatiezorg

Maar naarmate het bedrijf groeide, werd het beheer van hun inspectiediensten en technische adviseurs steeds complexer. Met activiteiten die verspreid waren over verschillende systemen en geen gecentraliseerde planningsoplossing, werd de behoefte aan een uniform, schaalbaar platform duidelijk. Dat is waar Gen25 om de hoek kwam kijken.

‍

De uitdaging: beperkte schaalbaarheid en losgekoppelde systemen 

‍

In het verleden vertrouwde Repair Care sterk op Excel-spreadsheets om technische adviseurs bij te houden, serviceafspraken te beheren en inspecties te organiseren. Naarmate het bedrijf groeide, leidde deze handmatige aanpak tot toenemende inefficiëntie en een slechte afstemming tussen de teams.

‍

Hun uitdagingen waren duidelijk:

• Versnipperde informatie: gegevens waren verspreid over Excel, Salesforce en individuele Outlook-agenda's.
• Geen centraal planningsoverzicht: treindienstleiders konden niet gemakkelijk taken visualiseren of toewijzen op basis van beschikbaarheid.
• Beperkte schaalbaarheid: naarmate het aantal technische adviseurs en inspecties toenam, werd het steeds moeilijker om de activiteiten handmatig te beheren.
• Gebrek aan real-time zichtbaarheid: technische adviseurs, dispatchers en managers werkten vanuit verschillende systemen, wat leidde tot vertragingen en inconsistenties.

‍

De oplossing: een uniform plannings- en serviceplatform

‍

Repair Care had één geïntegreerd platform nodig om de activiteiten te stroomlijnen, gegevens te synchroniseren en hen voor te bereiden op toekomstige schaalbare groei. Om dit aan te pakken, implementeerde Gen25 een systeem om afspraken met medewerkers te beheren en overzicht over projecten te creëren, allemaal in één systeem. De Salesforce Field Service is nu de ruggengraat van hun buitendienst in Nederland. 

‍

Lees hier hoe de oplossing hun processen heeft veranderd:

• Gecentraliseerde planning en dispatching: Gen25 configureerde de Field Service Gantt View, waardoor dispatchers een volledig, realtime overzicht kregen van alle technische adviseurs, inclusief hun territoria en beschikbaarheid. Dankzij deze enkele weergave was handmatig bijhouden in Excel niet meer nodig en konden slimmere en snellere beslissingen over de planning worden genomen.

• Geautomatiseerde workflows: wanneer een inspectie wordt aangemaakt in Salesforce, worden automatisch een werkorder en bijbehorende serviceafspraken gegenereerd in Field Service: elk met een kleurcode voor eenvoudige identificatie. Dispatchers kunnen nu met een paar klikken de juiste technische adviseur toewijzen.

• Volledige systeemintegratie: De Outlook-agenda's van Repair Care werden gesynchroniseerd met Salesforce Field Service, zodat elke vergadering of afspraak automatisch in alle systemen wordt weergegeven. Deze real-time synchronisatie creëerde één bron van waarheid voor zowel technische adviseurs als dispatchers.

• De Field Service Mobile App stelt technische adviseurs nu in staat om opdrachten te bekijken, foto's te maken en rechtstreeks te communiceren met dispatchers. Updates die in het veld worden gemaakt, worden automatisch gesynchroniseerd met Salesforce, waardoor de nauwkeurigheid van gegevens wordt gegarandeerd en administratief werk wordt verminderd.

‍

Wat is de volgende stap? 

‍

Met Nederland als startpunt heeft Repair Care nu de mogelijkheid om deze oplossing internationaal uit te breiden, mogelijk naar teams in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en de Verenigde Staten.

‍

Met een uniform, schaalbaar Salesforce is het bedrijf volledig uitgerust om sneller en efficiënter te groeien en ervoor te zorgen dat elke inspectie, technisch adviseur en klantervaring nauwkeurig en eenvoudig wordt beheerd.

‍

Conclusie

‍

Door samen te werken met Gen25 veranderde Repair Care een complex, handmatig proces in een naadloze digitale workflow met Salesforce Field Service. De oplossing vereenvoudigde de planning, verbond teams en ontsloot toekomstige groei. 

‍

Wil je ontdekken wat Gen25 voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op!

‍

Joris van Wessem

Account Executive

j.vanwessem@gen25.com