Steun aan vzw Zonnebloem met toegankelijke vakantieboekingen

Wanneer een organisatie volledig door vrijwilligers wordt gerund, is het essentieel om processen zo eenvoudig mogelijk te maken. De Zonnebloem is een non-profit organisatie die toegankelijke vakanties en activiteiten organiseert voor mensen met een lichamelijke beperking. Het product- en serviceteam beheert de boekingen en expeditievrijwilligers runnen de vakanties. Maar met een aantal legacy systemen die niet op elkaar aansloten was het voor vrijwilligers moeilijk om efficiënt te werken.

Zichtbaarheid creëren in een end-to-end klanttraject

Gedurende het hele klanttraject is het voor vrijwilligers essentieel om zicht te hebben op schema's en vereisten voor individuele klanten, met name medische en toegankelijkheidseisen. In 2021 begon Gen25 samen met de Zonnebloem een end-to-end klanttraject op te zetten dat naadloos aansloot op Salesforce en vrijwilligers het overzicht bood dat ze nodig hadden om hun klanten veilige en plezierige ervaringen te bieden.

Dit was geen eenvoudige taak, het omvatte meerdere integraties, imports uit verschillende legacy-systemen en nieuwe processen, evenals het werken met een team dat meestal part-time werkte. De uitdaging was er een die we graag aangingen.

Integraties verenigen voor een complete ervaring

Gen25 integreerde de kernmogelijkheden van Salesforce en haar Community Cloud en ons eigen GoMeddo boekingssysteem en Subscription25 factuurintegratie. Door een nieuwe samenwerking met het betalingssysteem FinDock hebben we voor het eerst ook een connector gemaakt van GoMeddo naar FinDock. Hierdoor kan de Zonnebloem bundelpakketten aanmaken als klanten tijdens het boeken hun wensen toevoegen (reis, verblijf, verzekering etc) en moeiteloos factureren en betalingen accepteren via Salesforce.

De Zonnebloem's financiële structuur is zodanig dat elke afdeling van de organisatie zijn eigen bankrekening heeft die betalingen voor zijn diensten accepteert - verzekeringen accepteren verzekeringsbetalingen, vakanties accepteren vakantiebetalingen, enz. Met de FinDock connector in plaats, is De Zonnebloem's voorheen moeizame handmatige proces om de puntjes op de i te zetten en de betaling toe te wijzen aan de juiste afdeling nu volledig geautomatiseerd, wat ontelbare administratieve uren bespaart.

Een snelle, gebruiksvriendelijke en toegankelijke applicatie
Voorheen werkten vrijwilligers met een systeem dat traag, onhandig en alleen op de desktop beschikbaar was. Nu profiteren zij van een cloudgebaseerd systeem dat toegankelijk is via elk apparaat en dat een minimale inwerktijd vereist.

In Community Cloud kan de zichtbaarheid worden beperkt tot alleen wat de vrijwilligers moeten zien, zodat de processen voor hen zo eenvoudig mogelijk blijven en de gegevens van de klanten toch worden beschermd.  

Het gebruik van Community Cloud door De Zonnebloem gaat verder dan het managen van de behoeften van haar klanten, doordat vrijwilligers ook hun voorkeuren kunnen doorgeven. Als ze bijvoorbeeld liever in het restaurant of achter de bar willen werken, kunnen ze dat aangeven in de community. Vrijwilligersmanagers kunnen dan een heel eenvoudig overzichtsrapport maken dat laat zien waar alle vrijwilligers zich tijdens een bepaalde dienst zouden willen bevinden.

Onbeperkte rapportagemogelijkheden

Dat is nog maar het topje van de ijsberg als het gaat om rapportage, waarbij vrijwel elke vraag kan worden beantwoord via een geautomatiseerd rapport: inzicht in welke betalingen nog openstaan, passagierslijsten, of details over welke klanten rolstoeltoegang nodig hebben, bijvoorbeeld.

De Zonnebloem "verrijkt het leven van mensen met een lichamelijke beperking en dat van haar vrijwilligers door sociale en recreatieve activiteiten mogelijk te maken". Wij zijn er trots op hen te helpen hun missie te verwezenlijken door de toegankelijkheid van hun diensten en het gemak waarmee ze worden aangeboden te verbeteren.

‍